Datová schránka snadno a rychle – pro začátečníky

Pokud jste založili novou společnost (nejčastěji s.r.o. nebo a.s.), je Vám ze zákona zřízena datová schránka. Datová schránka je „informačním systémem veřejné správy“, pomocí které se doručují (přijímají a podávají) dokumenty. Jednoduše řečeno, díky datové schránce budete moci komunikovat se všemi úřady v ČR elektronicky, z pohodlí domova. Do datové schránky Vám úřady budou zasílat písemnosti, Vy budete zasílat žádosti, daňová přiznání, atd.

V tomto článku přinášíme několik typů, jak provést první nastavení datové schránky.

Převzetí obálky s údaji

Přihlášení do datové schránky je možné po obdržení přístupových údajů, které Vám přijdou doporučeně v obálce s oranžovým pruhem. Zásily zasílá Ministernstvo vnitra z Českých Budějovic, PSČ podací pošty je 370 20, číslo doporučené zásilky začíná RT… Obálka přijde obvykle do deseti pracovních dnů, které následují po zápisu Vaší osoby do obchodního rejstříku. Obálka je zabezpečna tak, jako kdyby Vám zasílali PIN od platební karty.

Pokud byste si obálku nevyzvedli, datová schránka Vaší firmy bude zpřístupněna automaticky do patnácti dnů od vrácení obálky zpět odesilateli. Zpřístupněna znamená, že začne fungovat, bude možné do ní zaslat datovou zprávu. Nezapomínejte, že i pokud si zprávu nepřečtete, stále platí tzv. doručení fikcí. Např. finanční úřad doručí výzvu do datové schránky Vaší společnosti. Vy se do ní nedostanete, ale finanční úřad má zprávu po deseti dnech od jejího zaslání do datové schránky za doručenou…

Nové přístupové údaje si můžete vyzvednout na větších pracovištích Czech Pointu. První vygenerování nových údajů je zdarma, další už je zpoplatněno (pro případ, že byste znovu zapomněli heslo). Opakované pokusy zadání hesla nevedou k jeho zablokování. Cena za vygenerování nových údajů byla stanovena na 200 Kč.

První přihlášení do datové schránky a změna hesla

Přístupové údaje – uživatelské jméno a dlouhé heslo z obálky je třeba zadat na stránce www.mojedatovaschranka.cz do připravených kolonek.

Po Přihlášení se Vám zobrazí výzva ke změně hesla. Vaše nové heslo musí splňovat určité požadavky – musí být aspoň 8 znaků dlouhé, obsahovat jedno velké, jedno malé písmeno, jedno číslo. Určitě můžete heslo doplnit o speciální znak, který je povolený.

Po tomto kroku se dostáváte na výchozí stranu datové schránky Vaší společnosti. Doporučujeme ihned změnit nastavení platnosti hesla a notifikace o došlých datových správách.

Změna platnosti hesla datové schránky

Změnu platnosti hesla je možné nastavit v záložce Nastavení. Pokud platnost nezměníte, dojde po 90 dnech k jeho expiraci.

Po kliknutí na záložku Nastavení se zobrazí informace o Vaší datové schránce.

V levém sloupci klikněte na Zabezpečení a změna hesla. Změna hesla byla již provedena při prvním přihlášení, nyní je vhodné změnit platnost hesla, která je nastavena na 90 dní a po této lhůtě Vaše stávající heslo vyprší.

Po kliknutí na Změnit nastavení si nastavíte neomezenou platnost hesla. Je dobré však Vaše stávající heslo dobře uschovat, aby nedošlo „ke zneužití přístupových údajů“.

Pokud souhlasíte se změnou nastavení, kliknete na „Ano, souhlasím“. Tím zůstane nastavené jedno heslo na pořád.

Nastavení notifikace e-mailem

Dalším důležitým nastavením je zasílání oznamovacího emailu, jakmile Vám příjde nová datová zpráva. Bohužel v ČR platí zákon, kdy se datová zpráva považuje za doručenou fikcí po 10 dnech doručení do datové schránky Vaší společnosti. Je tedy dobré vědět, kdy do Vaší datové schránky zpráva přijde. Existují dva způsoby, jak se o zprávě dozvědět – oznámení (notifikace) emailem, které je zdarma, nebo oznámení formou SMS, které je zpoplatněno. Ukážeme si, jak nastavit oznámení emailem.

Opět je třeba jít do složky Nastavení, poté v levém sloupci kliknout na Notifikační centrum. V prvním sloupci Notifikace e-mailem zadáte Vaši mailovou adresu, zaškrtnete všechny 3 možnosti a dáte Změnit nastavení. Výsledek by měl vypadat podle následujícho obrázku. Na uvedenou emailovou adresu Vám přijde rekapitulace o nastavení emailové adresy. Je to rovněž potvrzení, že jste notifikace nastavili správně.

Příjem datových zpráv

Teď již můžete příjímat datové zprávy bez obav. V záložce Zprávy najdete „Dodané zprávy“ – jedná se o zprávy, které Vám byly doručeny. Existují dva stavy datové zprávy – zprava je dodána do datové schránky a zpráva je doručena. Pro každý ze statusů existuje dokument:

• Dodejka – zpráva byla dodána do datové schránky, ale zatím se nepřihlásila autorizovaná osoba, nemohlo tedy dojít k přečtení zprávy. Pokud se autorizovaná osoba nepřihlásí 10 dnů od doručení zprávy, dojde k jejímu doručení tzv. fikcí.
• Doručenka – pokud jste se přihlásili do datové schránky, automaticky se datová zpráva považuje tímto datem a hodinou za doručenou. Ani si ji nemusíte přečíst.